Glosario de Word

La función que corrige mientras escribes: pone mayúscula al inicio de la frase, cambia «qeu» por «que» y convierte (c) en ©. Se configura en Archivo › Opciones › Revisión › Opciones de Autocorrección, y en la lista Reemplazar texto mientras escribe puedes añadir tus propias entradas: escribes «spd» y Word escribe «sin perjuicio de lo dispuesto». Es el atajo de texto más rápido que existe y no necesita macros.

Una galería de fragmentos guardados (una firma, una cláusula de confidencialidad, una dirección completa) que insertas en un clic con todo su formato. Selecciona el texto y usa Insertar › Elementos rápidos › Autotexto › Guardar selección en galería de Autotexto; después basta con escribir las primeras letras del nombre y pulsar F3, o elegirlo en la galería. Es un tipo de bloque de creación y se guarda en la plantilla, no en el documento.

El nombre genérico de cualquier contenido guardado para reutilizar en Word: entradas de Autotexto, portadas, encabezados, pies, marcas de agua, tablas o ecuaciones. Todos se gestionan desde Insertar › Elementos rápidos › Organizador de bloques de creación, donde puedes editarlos, borrarlos o ver en qué plantilla viven. Si creas una plantilla corporativa, guarda en ella los bloques para que todo el equipo los tenga.

Un campo es un dato que Word calcula y escribe por ti en lugar de que lo teclees: la fecha, el número de página, el total de páginas, el nombre del archivo o el propio índice. Se insertan desde Insertar › Elementos rápidos › Campo y se actualizan con F9 (o al imprimir, si lo activas en Archivo › Opciones › Mostrar). Cuando haces clic en uno, Word lo sombrea en gris para avisarte de que no es texto normal.

La instrucción que hay detrás de cada campo, escrita entre llaves especiales, por ejemplo { DATE \@ "d/MM/yyyy" } o { PAGE }. Con Alt+F9 alternas entre ver los códigos y ver los resultados en todo el documento; las llaves no se pueden teclear, se insertan con Ctrl+F9. Editar el código sirve para cambiar el formato de una fecha o la forma de numerar algo sin volver a insertar el campo.

Los doce colores base de un tema (cuatro de texto y fondo, seis de énfasis y dos de hipervínculo) que aparecen en la primera fila de cualquier selector de color de Word. Si pintas con ellos en lugar de con colores sueltos, cambiar la paleta en Diseño › Colores › Personalizar colores actualiza todo el documento. Es la forma de que los documentos de una empresa usen siempre los colores de la marca.

La herramienta para generar muchas cartas, sobres, etiquetas o correos personalizados a partir de un solo documento y una lista de datos, normalmente una hoja de Excel. En la pestaña Correspondencia sigues el orden de la cinta: Iniciar combinación de correspondencia, Seleccionar destinatarios, Insertar campo combinado (nombre, dirección, importe) y Finalizar y combinar. Word crea un documento por cada fila sin que copies nada a mano.

Una nota al margen ligada a un fragmento de texto, para preguntar o sugerir sin modificar el documento. Se crea con Revisar › Comentarios › Nuevo comentario; los demás pueden responder en el mismo hilo, mencionar a alguien con @ y marcarlo como Resuelto cuando se atiende. A diferencia del control de cambios, un comentario no toca el texto, pero sí viaja con el archivo: elimínalos antes de enviar la versión definitiva.

La función que toma dos versiones de un documento y genera una tercera con todas las diferencias marcadas como control de cambios, aunque nadie lo tuviera activado al editar. Está en Revisar › Comparar › Comparar: eliges el documento original y el revisado, y Word señala cada palabra añadida, borrada o movida. Es la forma segura de saber qué cambió la otra parte en un contrato. Combinar, justo al lado, sirve para fundir los cambios de varios revisores en un solo archivo.

Una colección completa de definiciones de estilo (Normal, Título 1, Título 2…) que aplicas de golpe a un documento desde la galería Diseño › Formato del documento. Puedes guardar los tuyos con Guardar como nuevo conjunto de estilos y fijarlos para los documentos nuevos con Establecer como predeterminado. No lo confundas: un tema cambia colores y fuentes; un conjunto de estilos cambia tamaños, espaciados y la forma de cada estilo.

El modo de Word que registra cada inserción, borrado y cambio de formato con el nombre de quien lo hizo, para que otra persona los revise. Se activa en Revisar › Seguimiento › Control de cambios; después, cada cambio se acepta o se descarta con Aceptar y Rechazar. La vista Revisión simple muestra el texto limpio con una barra roja en el margen; Todas las revisiones enseña cada tachado. Es la herramienta estándar para negociar un contrato.

El asistente de IA de Microsoft integrado en Word, disponible si tu suscripción a Microsoft 365 lo incluye. Desde el botón Copilot de la pestaña Inicio puede redactar un borrador, resumir el documento, reescribir un párrafo o responder preguntas sobre el texto. Escribe bien, pero no sustituye al formato: los estilos, el índice y la numeración siguen siendo cosa tuya, igual que con ChatGPT, Gemini o Claude.

El menú de Insertar › Texto › Elementos rápidos que reúne los contenidos reutilizables de Word: Autotexto, Propiedad del documento (autor, título, empresa), Campo y el Organizador de bloques de creación. Es el sitio para guardar cualquier cosa que escribas más de dos veces, desde un bloque de firma hasta una tabla con formato, y recuperarla sin copiar de otro archivo.

Las zonas de arriba y abajo de cada página que se repiten solas: ahí van el logotipo, el título del capítulo o el número de página. Se abren con doble clic en el margen superior o inferior, o desde Insertar › Encabezado y Pie de página. Cada sección puede tener los suyos si desactivas Vincular al anterior, y las casillas Primera página diferente y Páginas pares e impares diferentes resuelven la portada y la impresión a doble cara.

El hueco que Word deja antes y después de cada párrafo, medido en puntos. Está en Disposición › Párrafo › Espaciado (Antes y Después) y en el cuadro Párrafo como Anterior y Posterior. Es el sustituto profesional de pulsar Enter dos veces: si el estilo Normal lleva 8 pt de espaciado posterior, los párrafos ya quedan separados sin líneas vacías que luego se descolocan.

Un estilo es un conjunto de formato con nombre (fuente, tamaño, color, espaciado, sangría) que aplicas de una vez desde Inicio › Estilos. Si después modificas el estilo, cambian todos los párrafos que lo usan, sin tocarlos uno por uno. Los títulos, el índice automático y el panel de navegación dependen de que uses estilos como Título 1 y Normal.

Word tiene varios tipos de estilo, y lo eliges en el campo Tipo de estilo al crear uno. Un estilo de párrafo da formato al párrafo completo (Normal, Título 1); uno de carácter solo afecta al texto seleccionado dentro de un párrafo (Énfasis, Texto en negrita); y uno vinculado funciona de las dos formas según lo que tengas seleccionado. En el panel Estilos, los de párrafo llevan el símbolo ¶, los de carácter una «a» y los vinculados ambos.

Es la opción de cada estilo que decide qué estilo usa Word en el párrafo nuevo cuando pulsas Enter. Por eso, después de un Título 1, Word pasa solo a Normal. Se cambia en Inicio › Estilos › clic derecho en el estilo › Modificar › Estilo del párrafo siguiente.

La pareja de fuentes de un tema: una para los títulos y otra para el cuerpo del texto. En la lista de fuentes aparecen arriba del todo con las etiquetas (Títulos) y (Cuerpo). Si tus estilos usan esas dos en lugar de fuentes concretas, cambiar la pareja en Diseño › Fuentes › Personalizar fuentes cambia la tipografía del documento entero.

La herramienta que busca y elimina información oculta antes de compartir un archivo: propiedades y datos personales, comentarios, control de cambios, texto oculto, encabezados olvidados y contenido invisible. Está en Archivo › Información › Comprobar si hay problemas › Inspeccionar documento. Lo que quita no se puede deshacer, así que ejecútalo sobre una copia o justo antes de guardar la versión que vas a enviar.

La distancia entre las líneas de un mismo párrafo. Se ajusta en Inicio › Párrafo › Espaciado entre líneas y párrafos o en el cuadro Párrafo, con opciones como Sencillo, 1,5 líneas, Doble, Mínimo, Exacto y Múltiple. El estilo Normal de Word viene con 1,08: por eso un documento nuevo parece más «aireado» que uno antiguo. Para cambiarlo en todo el documento, modifica el estilo en lugar de seleccionar todo.

Una numeración con jerarquía (1, 1.1, 1.1.1 o Artículo 1, Cláusula 1.1) en la que cada nivel se calcula a partir del anterior. Se crea en Inicio › Párrafo › Lista multinivel, y la versión potente está en Definir nueva lista multinivel › Vincular nivel al estilo: cada nivel se asocia a Título 1, Título 2… y los títulos se numeran solos. Es la forma de que la numeración de cláusulas de un contrato no se rompa al insertar una en medio.

Una lista de acciones grabadas que Word repite por ti con un atajo o un botón: por ejemplo, aplicar tres formatos, insertar un encabezado y guardar como PDF. Se graba sin programar desde Vista › Macros › Grabar macro y se ejecuta desde Vista › Macros › Ver macros (Alt+F8). Para que se guarde con el archivo, este debe ser un Documento habilitado para macros (*.docm); si la guardas en Normal.dotm, estará disponible en todos tus documentos.

Un texto o una imagen en gris claro que aparece detrás del contenido en todas las páginas: «Borrador», «Confidencial» o el logotipo de la empresa. Se pone en Diseño › Fondo de página › Marca de agua; con Marcas de agua personalizadas escribes tu propio texto o eliges una imagen. Técnicamente vive dentro del encabezado, así que si no se ve en alguna sección, revisa los encabezados de esa sección.

Símbolos que Word muestra en pantalla, pero no imprime, para que veas lo invisible: ¶ por cada párrafo, un punto por cada espacio, una flecha por cada tabulación y ↵ por cada salto de línea manual. Se activan con el botón Mostrar todo (¶) de Inicio › Párrafo o con Ctrl+Mayús+8. Con ellas a la vista entiendes por qué un texto se descoloca: casi siempre hay espacios, Enter o saltos de más.

La notación con símbolos que usan ChatGPT, Gemini o Claude para marcar formato en texto plano: ## delante de un título, **negrita** entre asteriscos, - para las viñetas. Word no la entiende: si pegas Markdown en bruto, verás los símbolos tal cual en lugar de títulos y listas. La solución es convertirlo en estilos reales (Título 2, Lista con viñetas) a mano o con Buscar y reemplazar, o pedirle a la IA que copie el resultado con formato.

Los datos sobre el documento que viajan dentro del archivo aunque no se vean en la página: autor, empresa, fecha de creación, tiempo total de edición, comentarios, cambios registrados y texto oculto. Los ves en Archivo › Información › Propiedades. Son un problema cuando envías un contrato y la otra parte descubre quién lo redactó o qué cláusulas borraste; por eso conviene limpiarlos con el Inspector de documento antes de enviarlo.

La plantilla que Word usa para cada documento en blanco: de ahí salen la fuente, los márgenes y los estilos que ves al abrir Word. Si cambias un estilo y marcas Documentos nuevos basados en esta plantilla, el cambio se guarda en Normal.dotm y sale en todos los documentos nuevos. Vive en la carpeta de plantillas de tu usuario (en Windows, dentro de AppData › Roaming › Microsoft › Templates); si la borras, Word crea otra de fábrica sin avisar.

Una nota al pie es un comentario o cita que aparece al pie de la misma página, con una llamada numerada en el texto; una nota al final agrupa todas las notas al final del documento o de la sección. Se insertan desde Referencias › Insertar nota al pie o Insertar nota al final, se numeran solas y se renumeran si añades una en medio. Para pasar de un tipo al otro, abre el cuadro Notas al pie y notas al final y usa Convertir.

El panel lateral que muestra el esquema del documento, sus páginas en miniatura y los resultados de búsqueda. Se abre en Vista › Mostrar › Panel de navegación o con Ctrl+B. Solo funciona si los títulos usan los estilos Título 1, Título 2…: entonces puedes saltar a cualquier capítulo con un clic y reordenar capítulos enteros arrastrándolos, con todo su contenido.

El cuadro de Inicio › Pegar › Pegado especial que te deja elegir en qué forma entra lo que copiaste: Texto sin formato, imagen, objeto de Excel vinculado, etc. Para lo más habitual, copiar de la web o de ChatGPT sin arrastrar colores y fuentes, basta con el botón Mantener solo texto de las opciones de pegado (las otras dos son Mantener formato de origen y Combinar formato). Puedes fijar ese comportamiento por defecto en Archivo › Opciones › Avanzadas › Cortar, copiar y pegar.

El símbolo ¶, llamado también calderón o marca de párrafo, señala el final de cada párrafo cuando las marcas de formato están activadas. No es decorativo: guarda el formato del párrafo (estilo, sangría, espaciado, numeración). Si borras el ¶ que separa dos párrafos, se funden en uno y el resultado toma el formato del segundo, que es el que conserva su marca.

Un archivo que guarda estilos, márgenes, encabezados, logotipo y texto de partida para crear documentos nuevos que ya nacen bien formateados. Se guarda con Archivo › Guardar como eligiendo el tipo Plantilla de Word (*.dotx), y se usa desde Archivo › Nuevo › Personal. Al abrirla, Word crea un documento nuevo y la plantilla queda intacta; la variante .dotm es igual, pero admite macros.

Un enlace interno que escribe por ti «véase la cláusula 4.2» o «ilustración 3» y se corrige solo cuando la numeración cambia. Se inserta desde Referencias › Referencia cruzada eligiendo el tipo (Título, Elemento numerado, Ilustración, Tabla, Nota al pie, Marcador) y qué mostrar: el número, el texto o la página. Es un campo, así que si ves un número viejo, selecciona todo y pulsa F9.

Una orden de «sigue en la página siguiente» que no cambia nada más. Se inserta con Insertar › Salto de página o con Ctrl+Entrar, y sustituye a la costumbre de pulsar Enter hasta llegar abajo, que se descoloca en cuanto editas una línea. Para que un título nunca quede solo al final de una página, usa Conservar con el siguiente en el estilo, en vez de saltos manuales.

La marca que divide el documento en secciones. Se inserta en Disposición › Saltos (en Word 2016/2019: Diseño de página) y hay cuatro tipos: Página siguiente, Continua, Página par y Página impar. Solo se ve con las marcas de formato activadas, y si lo borras sin querer, las dos secciones se funden y el texto de arriba hereda la configuración de la sección de abajo.

El margen extra de un párrafo respecto al borde del texto. Puede ser izquierda, derecha, de primera línea (solo la primera línea entra) o francesa. Se controla con Aumentar sangría y Disminuir sangría en Inicio › Párrafo, con los marcadores de la regla o, con precisión, en el cuadro Párrafo › Sangría. Nunca la imites con espacios o tabulaciones: se desalinea en cuanto cambia la fuente.

La sangría en la que la primera línea del párrafo queda pegada al margen y las demás entran hacia dentro. Es la que usan las bibliografías en APA y las listas con viñetas o numeración, para que el texto no se meta debajo del número. Se configura en el cuadro Párrafo › Sangría › Especial › Francesa, o arrastrando el marcador inferior de la regla.

Un tramo del documento con su propia configuración de página: márgenes, orientación, columnas, encabezados, pies y numeración. Un documento nuevo tiene una sola sección; cada salto de sección añade otra. Es lo que permite poner una página en horizontal en medio de un informe o empezar la numeración en el capítulo 1. Para ver en qué sección estás, haz clic derecho en la barra de estado y activa Sección.

El índice de capítulos que Word construye solo a partir de los párrafos con estilos Título 1, Título 2 y Título 3, desde Referencias › Tabla de contenido. Es un campo: cuando cambian los títulos o las páginas, pulsa Actualizar tabla (o F9 con el cursor dentro) y elige Actualizar toda la tabla. Ojo: en Word, Índice es otra cosa, el índice alfabético de términos del final.

Un punto fijo de la línea al que salta el cursor cuando pulsas la tecla Tab; con las marcas de formato activadas se ve como una flecha. Por defecto hay una cada 1,25 cm, pero puedes definir las tuyas haciendo clic en la regla (Vista › Mostrar › Regla) o en Párrafo › Tabulaciones, con alineación izquierda, centrada, derecha o decimal y relleno de puntos. Sirve para alinear columnas cortas, como una firma a la derecha; para datos de verdad, usa una tabla.

Un tema es el paquete de colores, fuentes y efectos que da aspecto a todo el documento. Lo eliges en Diseño › Temas y puedes guardar el tuyo con Guardar tema actual, que crea un archivo .thmx válido también en Excel y PowerPoint. Cambiar de tema recolorea de golpe los títulos, tablas y gráficos que usen colores del tema.

Una descripción breve de una imagen, gráfico o tabla que los lectores de pantalla leen en voz alta y que también aparece si la imagen no carga. Se escribe con clic derecho en la imagen › Ver texto alternativo, o desde Formato de imagen › Texto alternativo; si la imagen es solo decorativa, activa Marcar como decorativo. El Comprobador de accesibilidad de la pestaña Revisar te avisa de las imágenes que no lo tienen.

La etiqueta numerada que acompaña a una imagen o tabla, como «Ilustración 3: Evolución de ventas» o «Tabla 1». Se añade con Referencias › Insertar título, que numera solo y permite elegir la etiqueta (Ilustración, Tabla, Ecuación o una tuya, como «Figura»). Como lleva un campo, al reordenar las imágenes los números se corrigen, y con Insertar Tabla de ilustraciones obtienes la lista de figuras de una tesis en un clic. No lo confundas con los estilos Título 1 y Título 2, que son los títulos de capítulo.

Visual Basic para Aplicaciones, el lenguaje en el que Word guarda las macros. Cada macro grabada se convierte en código VBA que puedes ver y retocar en el editor (Alt+F11 o Programador › Visual Basic), y es lo que permite pedirle a una IA que te escriba una macro y pegarla tal cual. Como una macro puede hacer de todo, Word bloquea las de los archivos descargados de internet hasta que tú las permitas desde el Centro de confianza.