Crear una plantilla corporativa (.dotx) para que todo el equipo escriba igual
Prepara un documento con los estilos, los colores del tema, el encabezado con logo y la portada de tu empresa, y guárdalo con Archivo › Guardar como › Tipo: Plantilla de Word (*.dotx). Word lo deja en la carpeta Plantillas personalizadas de Office y desde entonces aparece en Archivo › Nuevo › Personal. Al abrirla con doble clic se crea un documento nuevo y el molde queda intacto.
Cada informe de tu empresa sale con una fuente distinta, un logo que se mueve y títulos de tres colores. Alguien «arregla» uno y en el siguiente vuelve el caos. No es falta de cuidado: cada persona empieza desde un documento en blanco (o desde el último que encontró) y rehace el formato a mano.
Una plantilla es un molde; un documento (.docx) es la pieza que sale del molde. Si guardas el molde una vez, con estilos, colores, encabezado y portada ya hechos, cada documento nuevo nace bien formado. En esta guía creas una plantilla corporativa (.dotx), la guardas donde Word la encuentra, la compartes con el equipo y la aplicas a documentos que ya existen.
Qué vas a aprender
- Qué diferencia hay entre un .docx, una plantilla .dotx y Normal.dotm
- Cómo preparar estilos, colores, logo, portada y campos para que todo cambie desde un solo sitio
- Dónde guardarla para que aparezca en Archivo › Nuevo › Personal y cómo compartirla con el equipo
- Cómo adjuntarla a un documento antiguo y actualizar sus estilos
Paso a paso
Entiende qué es una plantilla y en qué se diferencia de un documento
Un documento (.docx) es el texto que escribes y envías. Una plantilla (.dotx) es un molde: guarda estilos, colores, fuentes, encabezados, portada, márgenes y textos fijos. Al hacer doble clic en una plantilla, Word no la abre: crea un documento nuevo copiado de ella y el molde queda intacto.
El tercer archivo es Normal.dotm, la plantilla oculta de los documentos en blanco. Es solo tuya, vive en tu equipo y no se comparte bien. Por eso la plantilla corporativa se crea aparte: un .dotx que puedes copiar, enviar y actualizar sin tocar el Word de nadie.
Si la plantilla necesita macros (por ejemplo, un botón que inserte la firma), el formato es .dotm, «habilitada con macros». Para estilos, logo y textos basta con .dotx.
Prepara los estilos con los colores y las fuentes del tema
Abre un documento nuevo y define primero la paleta en Diseño › Colores y Diseño › Fuentes (grupo Formato del documento); lo explicamos en colores y fuentes del tema. Después modifica los estilos que usará todo el mundo (Normal, Título 1, Título 2, Lista con viñetas…) desde Inicio › Estilos › clic derecho › Modificar.
La clave: al elegir el color de un título, usa uno de los Colores del tema (la fila superior del selector), no un color estándar ni personalizado. En la fuente, deja +Títulos o +Cuerpo en vez de un nombre concreto. Así, si la empresa cambia de azul o de tipografía, modificas el tema una vez y todos los estilos siguen la nueva paleta.
Si el borrador viene de ChatGPT o Copilot, pégalo en un documento creado con esta plantilla y aplica Título 1, Título 2 y Normal: el formato corporativo sale solo.
Añade el encabezado con el logo, la portada y los campos de propiedades
Ve a Insertar › Encabezado › Editar encabezado e inserta el logo con Insertar › Imágenes › Este dispositivo. Si quieres un logo grande solo en la portada, marca Primera página diferente en la pestaña Encabezado y pie de página. Para la portada, usa Insertar › Portada o diseña la tuya.
Los datos que cambian en cada documento (título, cliente, autor) no los escribas a mano: inserta campos con Insertar › Elementos rápidos › Propiedad del documento (Título, Autor, Compañía…). Quien use la plantilla rellena el campo una vez en la portada y el valor se repite solo en el encabezado y en el pie.
Pon el logo en el encabezado, no en el cuerpo de la página: en el cuerpo, alguien lo borrará o lo arrastrará al escribir el primer párrafo.
Guarda el archivo como plantilla de Word (.dotx)
Pulsa F12 o ve a Archivo › Guardar como › Examinar. Abre la lista Tipo y elige Plantilla de Word (*.dotx); si lleva macros, Plantilla de Word habilitada con macros (*.dotm). En cuanto eliges ese tipo, Word salta por sí solo a la carpeta Plantillas personalizadas de Office, dentro de Documentos. Déjala ahí y ponle un nombre claro, por ejemplo Informe cliente 2026.
Comprueba la barra de título: ahora debe terminar en .dotx. Ese archivo es el molde.
Guarda las cláusulas repetidas como Autotexto dentro de la plantilla
Con el .dotx todavía abierto, añade los textos que se repiten en cada documento: aviso de confidencialidad, bloque de firma, cláusula de jurisdicción. Selecciona el texto y ve a Insertar › Elementos rápidos › Autotexto › Guardar selección en la galería de Autotexto.
En el cuadro Crear nuevo bloque de creación, lo importante es Guardar en: elige tu plantilla, no Normal.dotm. Así el Autotexto viaja dentro del .dotx y cualquier documento creado desde ella lo tendrá. Más en Elementos rápidos y Autotexto.
Crea documentos nuevos desde Archivo › Nuevo › Personal
Cierra la plantilla y ve a Archivo › Nuevo. Bajo el cuadro de búsqueda hay dos pestañas: Office y Personal (en algunos equipos, Personalizado). En Personal está tu plantilla: un clic y Word crea Documento1 con estilos, logo y portada, listo para rellenar y guardar como .docx.
Ojo con la diferencia: doble clic en el Explorador crea un documento nuevo (Documento1 en la barra de título). Clic derecho › Abrir (o Archivo › Abrir desde Word) abre el .dotx en sí: úsalo solo para cambiar el molde.
Comparte la plantilla con el equipo
Copia el .dotx a una carpeta que alcance todo el equipo: una biblioteca de SharePoint, una carpeta compartida de OneDrive o una unidad de red. Luego cada persona le dice a Word dónde mirar. La vía rápida: Archivo › Opciones › Guardar › Ubicación predeterminada de plantillas personales, apuntando a esa carpeta. Esa casilla decide qué se muestra en Personal.
La vía «de empresa» es la ubicación de plantillas del grupo de trabajo: Archivo › Opciones › Avanzadas, baja hasta General y pulsa Ubicaciones de archivo…. Selecciona Plantillas de grupo de trabajo, pulsa Modificar… y elige la carpeta. Así cada persona ve las plantillas de la empresa en Archivo › Nuevo (la pestaña suele pasar a llamarse Personalizado) sin perder las suyas.
Si la carpeta está en OneDrive o SharePoint, todos deben tenerla sincronizada en el Explorador: Word necesita una ruta de carpeta, no una dirección web.
Adjunta la plantilla a un documento que ya existe y actualiza sus estilos
Tienes un contrato del año pasado y quieres que luzca como la plantilla nueva. Ábrelo y ve a Programador › Plantilla de documento (grupo Plantillas). Si no ves la pestaña Programador, actívala en Archivo › Opciones › Personalizar cinta de opciones, marcando Programador en la lista de la derecha.
En Plantillas y complementos, pulsa Adjuntar…, elige tu .dotx y marca Actualizar los estilos automáticamente. Al pulsar Aceptar, los estilos del documento se sustituyen por los de la plantilla. Si solo quieres copiar dos o tres estilos, usa Organizador… y pásalos de un archivo al otro.
Tras actualizar, vuelve al cuadro y desmarca la casilla: si la dejas activa, Word volverá a copiar los estilos de la plantilla cada vez que abras el documento y pisará cualquier ajuste local.
Trucos de experto
- Una plantilla por tipo de documento. Informe, carta, contrato, acta: cada uno con su portada y sus estilos, pero todos con el mismo tema de colores y fuentes. Se mantiene mejor que una plantilla gigante.
- Comprueba de qué plantilla nació un documento. En Archivo › Información › Propiedades › Propiedades avanzadas, pestaña Resumen, el campo Plantilla dice si viene de tu .dotx o de Normal.dotm.
- Abogados: numera las cláusulas en la plantilla. Vincula la lista multinivel a Título 1 y Título 2 una sola vez y todos los contratos saldrán con «Cláusula 1, 1.1, 1.2» sin numerar a mano. Lo explicamos en numeración automática de cláusulas.
Errores comunes y cómo arreglarlos
Envías el .dotx por correo y el cliente dice que «no puede editarlo» o te devuelve un archivo con otro nombre.
Envía siempre un .docx: crea el documento desde la plantilla y guárdalo. El .dotx es el molde interno del equipo, no lo que se entrega.
Cambias algo en la plantilla, pero los documentos nuevos siguen saliendo como antes.
Seguramente editaste un documento creado desde la plantilla (Documento1) y no el .dotx. Ábrela con clic derecho › Abrir, haz el cambio y guarda. La barra de título debe mostrar .dotx.
Adjuntas la plantilla a un documento viejo y no cambia nada.
Marca «Actualizar los estilos automáticamente» antes de pulsar Aceptar. Solo se actualizan los estilos: el encabezado, la portada y el logo no se copian; esos los pegas a mano.
En Word para Mac la ruta es Archivo › Guardar como plantilla; en Formato de archivo elige Plantilla de Microsoft Word (.dotx), o .dotm si lleva macros. Las plantillas se abren desde Archivo › Nuevo a partir de una plantilla › Personal, y la carpeta se cambia en Word › Preferencias › Ubicaciones de archivo › Plantillas de usuario. Para adjuntar una plantilla usa el menú Herramientas › Plantillas y complementos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo convertir en plantilla un documento que ya tengo?
Sí. Ábrelo, borra el contenido que cambia en cada versión, deja lo fijo (encabezado, portada, estilos, textos de siempre) y guárdalo con Guardar como › Plantilla de Word (*.dotx). Lo que no borres aparecerá en cada documento nuevo.
Si actualizo la plantilla, ¿se actualizan los documentos ya creados?
No, no automáticamente. Cada documento guarda su propia copia de los estilos. Para ponerlo al día, adjúntale la plantilla y marca Actualizar los estilos automáticamente (paso 8).
¿Funciona en Word para la web?
Crear la plantilla, elegir el tipo .dotx y adjuntarla a un documento son tareas de Word de escritorio (Windows o Mac). Los documentos creados desde la plantilla se abren y editan sin problema en Word para la web.
Fuentes oficiales
Documentación de Microsoft consultada para esta guía.
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