Glosario de Excel

El rango que Excel imprime cuando no quieres la hoja entera. Selecciónalo y usa Disposición de página › Área de impresión › Establecer área de impresión. Combínalo con Imprimir títulos, para repetir la fila de encabezados en cada página, y con el ajuste a una página de ancho para que no se corten las columnas.

Cada dato que le das a una función, dentro de los paréntesis y en un orden fijo. En =SI(C2>=5;"Aprobado";"Suspenso") hay tres: la condición, el valor si se cumple y el valor si no. Al escribir la función, Excel muestra una etiqueta con los argumentos; los que van entre corchetes, como [si_no_se_encuentra], son opcionales.

El botón Autosuma (Σ) de Inicio › Edición y de la pestaña Fórmulas, que escribe por ti una =SUMA() con el rango que cree que quieres sumar. Su flecha ofrece también promedio, contar, máximo y mínimo. Antes de pulsar Intro, mira el rango que ha propuesto: se detiene en la primera celda vacía.

La herramienta de Datos › Análisis de hipótesis › Buscar objetivo que calcula al revés: le dices qué resultado quieres en una celda con fórmula y qué celda puede cambiar, y Excel prueba valores hasta dar con él. Por ejemplo, cuántas unidades hay que vender para que el beneficio llegue a 10.000 €. La celda que cambia tiene que influir, directa o indirectamente, en la fórmula.

La función de búsqueda clásica, presente en todas las versiones: =BUSCARV(A2;Clientes;3;FALSO) busca A2 en la primera columna de la tabla y devuelve el dato de la tercera columna. Sus trampas: sin FALSO como cuarto argumento puede devolver un dato equivocado sin avisar, solo busca en la primera columna y el número de columna no se ajusta si insertas o borras columnas.

La función de búsqueda moderna: busca un valor en una columna y devuelve el dato correspondiente de otra. =BUSCARX(A2;Clientes[ID];Clientes[Nombre];"No encontrado") busca el ID de A2 y devuelve el nombre. Busca coincidencias exactas por defecto, puede mirar a la izquierda y no se rompe si insertas columnas. Disponible en Microsoft 365 y Excel 2021 o posterior; en versiones anteriores usa INDICE y COINCIDIR.

Cada casilla de la hoja, donde se cruzan una columna y una fila. Se nombra con la letra de la columna y el número de la fila: B3 es la columna B, fila 3. La dirección de la celda activa aparece en el cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas, y su contenido real (el valor o la fórmula) se ve en la barra de fórmulas.

Trabajar varias personas a la vez en el mismo libro, viendo en tiempo real las celdas que edita cada una con su color. Requiere que el archivo esté en OneDrive o SharePoint y compartido con el botón Compartir; con el Autoguardado activado, los cambios se guardan solos. Si alguien estropea algo, el Historial de versiones permite volver a una versión anterior.

En Power Query, el conjunto guardado de origen más pasos de transformación que produce una tabla de resultados. Las consultas del libro aparecen en Datos › Consultas y conexiones; desde ese panel puedes editarlas, actualizarlas o combinarlas con otras (por ejemplo, anexar las ventas de cada mes en una sola tabla).

El cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda o rango seleccionado. Al arrastrarlo, copia la fórmula ajustando las referencias o continúa una serie (enero, febrero…; 1, 2, 3…). Con doble clic rellena hacia abajo hasta donde lleguen los datos de la columna vecina, sin arrastrar mil filas.

El asistente de IA de Microsoft integrado en Excel, disponible si tu suscripción a Microsoft 365 lo incluye y el archivo está en OneDrive o SharePoint con el autoguardado activado. Desde el botón Copilot de la pestaña Inicio puede proponer fórmulas, resaltar datos, crear gráficos o tablas dinámicas y resumir tendencias. Funciona mejor con los datos en una tabla de Excel, y lo que propone hay que comprobarlo igual que una fórmula de ChatGPT.

Un archivo de texto plano con los datos separados por un delimitador, muy usado para exportar desde bancos, tiendas online o programas de gestión. No guarda fórmulas, formatos ni varias hojas. En España suele usar punto y coma en lugar de coma, y al abrirlo con doble clic Excel puede convertir mal fechas y quitar ceros a la izquierda; importarlo con Datos › Obtener datos (Power Query) te deja elegir el delimitador y el tipo de cada columna.

Cuando una fórmula de matriz dinámica devuelve varios resultados, estos «se desbordan» a las celdas de abajo o de la derecha, que Excel marca con un borde azul (el rango desbordado). Puedes citar ese rango entero con # tras la primera celda: =SUMA(F2#). Si alguna de esas celdas ya tiene algo escrito, la fórmula muestra #¡DESBORDAMIENTO! hasta que la vacíes.

Los códigos que Excel muestra cuando no puede calcular: #N/D (la búsqueda no encuentra el valor), #¡VALOR! (un tipo de dato equivocado, como texto donde va un número), #¡REF! (la fórmula apunta a celdas que se borraron), #¡DIV/0! (división entre cero o celda vacía) y #¿NOMBRE? (Excel no reconoce el nombre de una función o de un rango). Cada uno dice dónde mirar; no son para taparlos sin más.

Las flechas de la fila de encabezados que ocultan las filas que no cumplen un criterio, sin borrarlas. Se activan con Datos › Filtro o Ctrl+Mayús+L, y las tablas de Excel los traen de serie. Cuidado: SUMA sigue sumando las filas ocultas por el filtro; para totalizar solo lo visible usa SUBTOTALES o AGREGAR, o la fila de totales de la tabla.

Reglas que cambian el color de una celda según su valor, y se recalculan cuando el valor cambia: resaltar importes negativos, facturas vencidas o duplicados. Están en Inicio › Formato condicional, con reglas rápidas, Barras de datos, Escalas de color, Conjuntos de iconos y Nueva regla para usar una fórmula. Úsalo con mesura: si todo está resaltado, nada destaca.

Cómo se muestra un valor, sin cambiar el valor guardado: el número 0,25 puede verse como 25 %, una fecha es en realidad un número de serie y 1250 puede verse como 1.250,00 €. Se cambia en Inicio › Número o con Ctrl+1 (Formato de celdas › Número). Para conservar ceros a la izquierda, como en un código postal, usa el formato Texto o un formato personalizado como 00000.

Todo lo que escribes en una celda empezando por = para que Excel lo calcule: =B2*C2, =SUMA(D2:D20). La celda muestra el resultado y la barra de fórmulas, la fórmula. Si cambias un dato del que depende, el resultado se recalcula solo; por eso nunca se escribe a mano un total que Excel puede calcular.

Un cálculo ya preparado con nombre propio que usas dentro de una fórmula: SUMA, PROMEDIO, SI, BUSCARX. En Excel en español los nombres están traducidos, así que SUM se escribe SUMA; si pegas el nombre en inglés, verás #¿NOMBRE?. Puedes explorarlas en Fórmulas › Insertar función.

La representación visual de un rango o una tabla, que se inserta desde el grupo Gráficos de la pestaña Insertar y se ajusta en Diseño de gráfico. Elige el tipo según la pregunta: columnas para comparar categorías, líneas para ver la evolución en el tiempo, circular solo para pocas partes de un total. Si se basa en una tabla de Excel, incluye las filas nuevas automáticamente.

Cada una de las cuadrículas de un libro, con su pestaña en la parte inferior (Hoja1, Enero, Clientes). Se añade otra con el botón + junto a las pestañas y se pasa de una a otra con Ctrl+AvPág y Ctrl+RePág. Para usar en una fórmula una celda de otra hoja se escribe el nombre de la hoja y un signo de exclamación: =Enero!B5.

La pareja de funciones que hace búsquedas flexibles en cualquier versión de Excel: COINCIDIR encuentra en qué posición está el valor y INDICE devuelve lo que hay en esa posición de otra columna. =INDICE(C2:C100;COINCIDIR(A2;B2:B100;0)) equivale a un BUSCARX; el 0 final pide coincidencia exacta.

La opción de Vista › Inmovilizar paneles que deja fijas las filas de arriba y las columnas de la izquierda mientras te desplazas, para no perder los encabezados. Inmovilizar fila superior fija solo la fila 1; con Inmovilizar paneles se fija todo lo que queda por encima y a la izquierda de la celda activa (selecciona B3 para fijar las filas 1 y 2 y la columna A).

El archivo de Excel completo, normalmente con extensión .xlsx, que puede contener muchas hojas. Si el libro tiene macros, debe guardarse como Libro habilitado para macros (.xlsm); si lo guardas como .xlsx, las macros se pierden.

Una serie de acciones grabadas que Excel repite con un clic o un atajo, como dar el mismo formato a un informe cada semana. Se graba con Vista › Macros › Grabar macro y el libro debe guardarse como .xlsm. Lo que hace una macro no se puede deshacer con Ctrl+Z, así que pruébala antes en una copia; y no habilites macros de archivos que no esperabas.

El comportamiento de Excel para Microsoft 365 y Excel 2021 o posterior por el que una sola fórmula devuelve varios resultados que ocupan las celdas vecinas. =UNICOS(Ventas[Región]) escrita en una celda lista todas las regiones sin repetir, una por fila. Funciones como FILTRAR, ORDENAR, UNICOS y SECUENCIA están pensadas para esto.

Un gráfico diminuto que vive dentro de una sola celda y muestra la tendencia de una fila de datos, por ejemplo las ventas de cada producto mes a mes. Se crea en Insertar › Minigráficos, con tres tipos: Líneas, Columnas y Pérdidas y ganancias. Va muy bien en paneles e informes donde no cabe un gráfico por fila.

Un nombre que das a una celda, un rango o una constante para usarlo en las fórmulas: si llamas IVA a la celda E1, puedes escribir =B2*IVA, que se entiende mejor y funciona como una referencia absoluta. Se crea escribiéndolo en el cuadro de nombres o con Fórmulas › Asignar nombre, y se revisan todos en Fórmulas › Administrador de nombres.

El cuadro de Inicio › Pegar › Pegado especial que te deja elegir qué parte de lo copiado entra: solo Valores (el resultado, sin la fórmula), solo Formatos, Transponer para convertir filas en columnas, o una Operación que suma, resta, multiplica o divide lo que ya había. Pegar valores es la forma segura de enviar resultados sin que se rompan las fórmulas en otro archivo.

El motor de Excel para importar y limpiar datos (CSV, otros libros, carpetas, bases de datos, la web) desde Datos › Obtener datos. Cada paso de limpieza que haces en el Editor de Power Query (quitar columnas, cambiar tipos, filtrar, combinar) queda grabado en Pasos aplicados. Cuando llegan datos nuevos, Datos › Actualizar todo repite todos los pasos solo, sin macros ni código.

Un grupo de celdas contiguas que se escribe con la primera y la última separadas por dos puntos: B2:B10 son nueve celdas de una columna y A1:D5 un rectángulo de cuatro columnas por cinco filas. Casi todas las funciones trabajan sobre rangos, como =SUMA(B2:B10).

Una referencia con el signo $ delante de la columna y de la fila, como $E$1, que no cambia al copiar o arrastrar la fórmula. Se usa para celdas fijas como el tipo de IVA: =B2*$E$1 sigue multiplicando por E1 en todas las filas. Mientras editas la fórmula, pulsa F4 con el cursor sobre la referencia para añadir los $ sin escribirlos.

La forma de citar una tabla de Excel por sus nombres en lugar de por celdas: =SUMA(Ventas[Importe]) suma toda la columna Importe de la tabla Ventas, tenga 10 filas o 10.000. Dentro de la tabla, [@Importe] significa «el Importe de esta misma fila». Se leen mejor que D2:D500 y no se quedan cortas cuando la tabla crece.

Una referencia que fija solo la columna ($A1) o solo la fila (A$1). Es clave en tablas de doble entrada y en el formato condicional con fórmulas: =$D2<HOY() mira siempre la columna D, pero cambia de fila. Cada pulsación de F4 alterna entre A1, $A$1, A$1 y $A1.

La forma normal de citar una celda en una fórmula, sin signos de dólar: B2. Al copiar o arrastrar la fórmula, la referencia se desplaza lo mismo que la fórmula: si en C2 tienes =A2*B2 y la arrastras hacia abajo, en C3 pasa a ser =A3*B3. Es lo que quieres casi siempre, salvo cuando todas las filas deben apuntar a la misma celda.

La función de Datos › Relleno rápido que deduce un patrón a partir de uno o dos ejemplos que escribes a mano: sacar el nombre de «Ana López», unir nombre y apellido o extraer el dominio de un correo. Ahorra mucho tiempo, pero el resultado son valores fijos, no fórmulas: si cambian los datos de origen, no se actualiza.

Un panel de botones para filtrar una tabla dinámica o una tabla de Excel con un clic, mostrando a la vista qué filtro está activo. Se inserta desde Insertar › Segmentación de datos o desde Analizar tabla dinámica, y una misma segmentación puede controlar varias tablas dinámicas a la vez. Para fechas existe la escala de tiempo, que filtra por meses, trimestres o años arrastrando una barra.

El signo que separa los argumentos de una función. En España y gran parte de Latinoamérica es el punto y coma (=SI(A2>0;"Sí";"No")), porque la coma es el separador decimal; en México y en Excel en inglés es la coma. Lo decide la configuración regional de Windows, no el idioma de Excel. Si una IA o una web te da la fórmula con comas y tu Excel la rechaza, cámbialas por ;.

La función que decide entre dos resultados según una condición: =SI(C2>=1000;"Objetivo cumplido";"Pendiente"). Los textos van entre comillas y los números no. Para tres o más casos puedes anidar varios SI o usar SI.CONJUNTO (Excel 2019 o posterior), que se lee mucho mejor.

Devuelve lo que tú digas si la fórmula da error: =SI.ERROR(B2/C2;0) muestra 0 en lugar de #¡DIV/0!. Úsala solo cuando sepas qué error esperas, porque oculta todos, también los que avisan de un fallo real. Para búsquedas, SI.ND solo captura #N/D y deja ver los demás.

Suma solo las filas que cumplen una o varias condiciones: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Importe];Ventas[Región];"Norte";Ventas[Mes];"Enero"). El rango que se suma va primero y después las parejas de rango y criterio, al revés que en SUMAR.SI, donde va al final. Su hermana CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta las filas en lugar de sumarlas.

Un rango convertido en objeto tabla con Insertar › Tabla o Inicio › Dar formato como tabla. No es solo un aspecto: la tabla crece sola al añadir filas, trae filtros, copia las fórmulas a toda la columna y lleva nombre propio (Diseño de tabla › Nombre de tabla). Las tablas dinámicas, los gráficos y las fórmulas basadas en ella incluyen los datos nuevos sin ampliar rangos a mano.

Un resumen interactivo que agrupa y totaliza miles de filas sin escribir fórmulas: ventas por región y mes, gastos por categoría. Se crea con Insertar › Tabla dinámica y se monta arrastrando campos a Filas, Columnas, Valores y Filtros en el panel Campos de tabla dinámica. No se actualiza sola: tras cambiar los datos, usa Analizar tabla dinámica › Actualizar o Datos › Actualizar todo.

La herramienta de Datos › Validación de datos que limita lo que se puede escribir en una celda: solo números entre 1 y 100, solo fechas o, lo más útil, una lista desplegable (Permitir: Lista). Puede mostrar un mensaje al seleccionar la celda y otro de error al escribir algo no válido. Ojo: pegar encima de la celda se salta la validación.

El lenguaje de programación en el que se guardan las macros de Excel. Cuando grabas una macro, Excel escribe el código VBA por ti, y puedes verlo y editarlo con Alt+F11 o con Programador › Visual Basic (la pestaña Programador se activa en Archivo › Opciones › Personalizar cinta de opciones). Las IA escriben VBA bastante bien, pero prueba siempre el código en una copia del libro.