PDF escaneados: reconocer el texto (OCR), reducir el tamaño y guardar en PDF/A

Comprueba si tu PDF es un escaneado

Abre el PDF en Edge o en Acrobat Reader y haz dos pruebas:

• Selecciona una palabra arrastrando el ratón. Si no se marca nada, o se marca un recuadro que ocupa toda la página, es una imagen.
• Busca una palabra que estás viendo (Ctrl+F en Edge). Si dice que no hay resultados, el PDF no tiene texto.

Otras pistas: página torcida, fondo grisáceo, sellos y grapas visibles. Algunas fotocopiadoras ya hacen OCR al escanear: compruébalo siempre antes de repetir el trabajo.

Elige la herramienta y respeta el orden

Esta tabla resume quién hace qué:

El orden importa: OCR → comprimir → PDF/A → firmar. Cada paso modifica el archivo, así que lo que hagas después de firmar invalida la firma, y lo que hagas después de convertir a PDF/A puede romper el formato.

Escanea bien desde el principio

El OCR solo es tan bueno como la imagen. En el escáner o la fotocopiadora:

• Resolución: 300 ppp (puntos por pulgada) para texto. Menos da errores; más solo engorda el archivo.
• Blanco y negro o escala de grises. Usa color solo si importan los sellos, las firmas en azul o las fotos.
• Páginas rectas, sin grapas, sin dobleces y sin sombras en el margen.
• Un documento, un PDF: no mezcles el contrato con sus anexos si los vas a presentar por separado.

Con el móvil, usa una app de escaneo de documentos (no la cámara normal): detecta los bordes, endereza la hoja y guarda directamente en PDF. Pon la hoja en una superficie plana y con buena luz.

Reconoce el texto con Acrobat

En Acrobat (de pago), abre el PDF y ve a Todas las herramientas › Escanear y OCR › En este archivo. Elige el rango de páginas y el idioma del documento: si eliges inglés para un texto en español, fallarán las tildes y la ñ. Pulsa Reconocer texto y guarda.

Para varios expedientes, usa En varios archivos. Después repite la prueba del paso 1.

Haz el OCR gratis con PDF24 o PdfCraft

PDF24: en tools.pdf24.org abre PDF OCR, sube el archivo, elige el idioma, inicia el proceso y descarga el resultado. La web sube tu archivo a un servidor: para nóminas, historias clínicas o escritos con datos personales, usa PDF24 Creator, el programa gratuito para Windows con las mismas herramientas, que trabaja en tu equipo.

PdfCraft: programa gratuito y de código abierto que no saca nada de tu equipo. Pulsa Ctrl+K y escribe Scan & OCR. Está en fase alfa y su OCR solo reconoce alfabeto latino: sirve para español e inglés, no para griego, ruso o chino.

Abogados: el deber de secreto y el RGPD desaconsejan subir expedientes a webs gratuitas.

Reduce el tamaño sin que deje de leerse

Los escaneados pesan mucho porque cada página es una imagen. Para aligerarlos:

• Acrobat: Menú › Guardar como otro › PDF de tamaño reducido, elige la versión en Hacer compatible con, pulsa Aceptar y guarda con otro nombre.
• PDF24: Comprimir PDF, en la web o en PDF24 Creator.

Revisa el resultado al 100 %: si la letra pequeña o los sellos se ven borrosos, comprime menos. Si sigue pesando demasiado, divide el documento: lo explica organizar páginas de un PDF.

Convierte a PDF/A si vas a presentarlo o archivarlo

PDF/A es una variante del PDF pensada para conservarse durante años: lleva incrustadas todas las fuentes, no depende de nada externo y no admite contraseña. Muchos registros, juzgados y sedes electrónicas lo piden.

• Si el documento es tuyo y está en Word, no escanees: exporta con Archivo › Exportar › Crear PDF/XPS › Opciones y marca Compatible con PDF/A. Lo explica exportar a PDF con calidad.
• Si es un escaneado, usa PDF a PDF/A de PDF24 y después Comprobar PDF/A para confirmar que cumple.
• Acrobat Pro también convierte a PDF/A desde sus opciones de guardar.

Si la plataforma pide una versión concreta (por ejemplo, PDF/A-1b o PDF/A-2b), elígela cuando la herramienta lo permita.

Firma al final y revisa los requisitos de la plataforma

Con el texto reconocido, el tamaño ajustado y el PDF/A comprobado, ya puedes firmar: con certificado digital en Todas las herramientas › Usar un certificado › Firmar digitalmente, con AutoFirma o como se explica en rellenar y firmar un PDF. Después de firmar, no vuelvas a tocar el archivo.

En España, LexNET y muchas sedes electrónicas suelen pedir texto reconocible, PDF/A y un tamaño máximo por archivo. Los límites cambian según la plataforma y con el tiempo: consulta los requisitos exactos de la plataforma donde vas a presentar antes de preparar el documento.