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  4. Haz un presupuesto mensual que se calcula solo
ExcelGuía · Automatizar y colaborarNivel 1 · Principiante6 min de lecturaActualizado:

Haz un presupuesto mensual que se calcula solo

Respuesta rápida

Anota los gastos en una tabla (Insertar › Tabla) con Fecha, Concepto, Categoría e Importe. Suma los ingresos con =SUMA(G2:G4), calcula lo gastado en cada categoría con =SUMAR.SI(Gastos[Categoría];F8;Gastos[Importe]), compáralo con lo previsto restando y saca el balance con ingresos menos gastos. Termina con Insertar › Gráficos › Columna agrupada.

Para empezarOficina, autónomos y pymes
Separador de tu Excel:«;» en España y gran parte de Latinoamérica; «,» en México y otros países.

Te pasa a final de cada mes: miras la cuenta del banco y no sabes muy bien a dónde se ha ido el dinero. Si trabajas por tu cuenta es aún peor, porque los ingresos cambian de un mes a otro y no sabes cuánto puedes gastar sin quedarte corto.

Un presupuesto en Excel es como una libreta de cuentas que suma sola. Tú solo apuntas cada gasto en una lista con su categoría, y Excel reparte, compara con lo que tenías previsto y te dice cuánto te queda. No hace falta saber fórmulas complicadas: con SUMA, SUMAR.SI y una resta tienes todo lo necesario.

En esta guía montas, en una sola hoja, la lista de gastos, los ingresos, el resumen por categorías, el balance del mes y un gráfico. Al final la copias para el mes siguiente en diez segundos.

Qué vas a aprender

  • Cómo organizar ingresos y gastos para que Excel pueda sumarlos
  • Por qué convertir la lista en una tabla hace que todo se actualice solo
  • Cómo sumar los gastos de cada categoría con SUMAR.SI
  • Cómo calcular el balance del mes y marcar en rojo lo que se pasa del presupuesto
  • Cómo crear un gráfico de previsto frente a gastado

Paso a paso

Crea la lista de gastos con cuatro columnas

En una hoja nueva, escribe en la fila 1 los encabezados Fecha, Concepto, Categoría e Importe (columnas A a D). Debajo, un gasto por fila. Usa siempre las mismas pocas categorías, escritas igual: Vivienda, Comida, Transporte, Trabajo y Ocio.

En Importe escribe solo el número (650, no «650 euros») y dale formato en Inicio › Número › Formato de número › Moneda. Si escribes texto, Excel no podrá sumarlo.

Lista de ocho gastos de octubre con las columnas Fecha, Concepto, Categoría e Importe; suman 1.320,00 euros.
Consejo

Haz doble clic en la pestaña Hoja1 y llámala como el mes, por ejemplo Octubre. Te servirá en el último paso.

Convierte la lista en una tabla llamada Gastos

Haz clic en cualquier celda de la lista y ve a Insertar › Tablas › Tabla. En la ventana Crear tabla, comprueba el rango, deja marcada La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.

Después, en la pestaña Diseño de tabla, escribe Gastos en el cuadro Nombre de tabla. Una tabla de Excel crece sola: cada gasto que escribas en la fila de debajo entra automáticamente en todas las fórmulas. Es lo que hace que el presupuesto «se calcule solo».

Ventana Crear tabla con el rango $A$1:$D$9 y la casilla La tabla tiene encabezados marcada.

Anota tus ingresos y súmalos

A la derecha, en F1:G1, escribe Ingreso e Importe, y debajo cada entrada de dinero del mes: clientes, nómina, ventas. En F5 escribe Total ingresos y en G5 la fórmula =SUMA(G2:G4).

También puedes seleccionar G5 y pulsar Inicio › Edición › Autosuma: Excel propone el rango de encima y solo tienes que pulsar Intro.

G5=SUMA(G2:G4)

Suma los ingresos del mes.

Bloque de ingresos en las columnas F y G con tres entradas y el total de 2.570,00 euros calculado con SUMA.
Consejo

Deja alguna fila libre entre los ingresos y el total para añadir cobros nuevos, e incluye esas filas en el rango de SUMA.

Suma lo gastado en cada categoría con SUMAR.SI

Debajo de los ingresos prepara el resumen: en F7:I7 escribe Categoría, Presupuesto, Gastado y Diferencia. En F8:F12 pon tus cinco categorías y en G8:G12 lo que piensas gastar en cada una.

En H8 escribe =SUMAR.SI(Gastos[Categoría];F8;Gastos[Importe]). Se lee así: «mira la columna Categoría de la tabla Gastos, quédate con las filas que dicen lo mismo que F8 y suma su Importe». Arrastra la fórmula hasta H12.

H8=SUMAR.SI(Gastos[Categoría];F8;Gastos[Importe])

Suma los importes de la categoría escrita en F8.

Resumen por categorías con el presupuesto previsto y la columna Gastado calculada con SUMAR.SI: Vivienda 735, Comida 290, Transporte 40, Trabajo 210 y Ocio 45 euros.
Ojo

La categoría debe estar escrita exactamente igual en la lista y en el resumen. «Comida» y «Comida » (con un espacio al final) son dos categorías distintas para Excel.

Calcula la diferencia y marca en rojo lo que se pasa

En I8 escribe =G8-H8 (previsto menos gastado) y arrástrala hasta I12. Un número positivo es lo que aún te queda; uno negativo, lo que te has pasado.

Para verlo de un vistazo, selecciona I8:I12 y ve a Inicio › Estilos › Formato condicional › Resaltar reglas de celdas › Es menor que…. Escribe 0, deja Relleno rojo claro con texto rojo oscuro y pulsa Aceptar. En el ejemplo, Comida se pone en rojo: -40,00 €.

I8=G8-H8

Lo que queda de esa categoría; negativo si te pasas.

Ventana de formato condicional Es menor que con el valor 0 y el formato Relleno rojo claro con texto rojo oscuro.

Saca los totales y el balance del mes

En la fila 13 escribe Total y suma cada columna: =SUMA(G8:G12) en G13, =SUMA(H8:H12) en H13 y =G13-H13 en I13.

Por último, el dato que de verdad importa: en F15 escribe Balance del mes y en G15 =G5-H13, ingresos menos gastos. Con los datos del ejemplo te quedan 1.250,00 €. Si sale negativo, has gastado más de lo que has ingresado.

H13=SUMA(H8:H12)

Total gastado.

G15=G5-H13

Balance: ingresos menos gastos.

Resumen completo con diferencias por categoría, Comida en rojo con -40 euros, totales de 1.410 y 1.320 euros y un balance del mes de 1.250 euros.

Crea un gráfico de previsto frente a gastado

Selecciona F7:H12 (categorías, presupuesto y gastado) y ve a Insertar › Gráficos › Insertar gráfico de columnas o de barras › Columna agrupada. Verás dos barras por categoría: lo que tenías previsto y lo que has gastado. Donde la segunda supera a la primera, te has pasado.

Haz clic en el título del gráfico y escribe algo útil, como «Octubre: previsto frente a gastado».

Pestaña Insertar con el grupo Gráficos y el botón Insertar gráfico de columnas o de barras resaltado.
Consejo

Si no sabes qué gráfico elegir, prueba Insertar › Gráficos recomendados: Excel te propone varios con tus datos.

Copia la hoja para el mes siguiente

Haz clic derecho en la pestaña Octubre y elige Mover o copiar…. Marca la casilla Crear una copia y pulsa Aceptar. Cambia el nombre de la copia a Noviembre.

En la copia, selecciona las filas de gastos de la tabla (sin el encabezado) y bórralas con Inicio › Celdas › Eliminar › Eliminar filas de la tabla. Actualiza los ingresos. Todas las fórmulas, el formato condicional y el gráfico siguen funcionando y se rellenan a medida que anotas.

Menú contextual de la pestaña de hoja con la opción Mover o copiar resaltada.
Ojo

En la copia, Excel renombra la tabla (por ejemplo, Gastos2) y las fórmulas de esa hoja se ajustan solas. Si escribes una fórmula nueva, usa el nombre de la tabla de esa hoja.

Trucos de experto

  • Evita errores con una lista desplegable. Selecciona la columna Categoría y crea una lista con Datos › Herramientas de datos › Validación de datos: nadie podrá escribir «comida» o «Comdia». Te lo contamos en listas desplegables.
  • Comprueba que todo cuadra. =SUMA(Gastos[Importe])-H13 debe dar 0. Si no, hay algún gasto con una categoría mal escrita que SUMAR.SI no está contando.
  • Si eres autónomo, aparta para impuestos. Añade una fila con =G5*0,2 (un 20 % de los ingresos, por ejemplo; pregunta a tu gestor o contador el porcentaje adecuado) y réstala del balance.
  • Mira qué parte ahorras. =G15/G5 con formato de porcentaje te da el ahorro del mes: en el ejemplo, un 48,6 %.
  • Usa la IA para clasificar. Pega en ChatGPT los movimientos del banco y pídele que añada una columna de categoría con tus cinco nombres exactos. Revisa el resultado y pégalo en la tabla.

Errores comunes y cómo arreglarlos

Problema

SUMAR.SI da 0 en una categoría que sí tiene gastos.

Solución

La categoría no está escrita igual en la lista y en el resumen (tilde, mayúscula o un espacio al final). Corrígela o usa una lista desplegable.

Problema

Los importes no suman o la suma da 0.

Solución

Se escribieron como texto (por ejemplo «650 euros»). Escribe solo el número y aplica el formato Moneda desde Inicio › Número.

Problema

Añades un gasto y el total no cambia.

Solución

Lo escribiste fuera de la tabla, con una fila vacía en medio. Escríbelo justo debajo de la última fila para que la tabla lo incluya.

En Excel para Mac

En Excel para Mac todo está en las mismas pestañas: Insertar › Tabla, Inicio › Formato condicional e Insertar › Gráficos. Para el menú de la pestaña de hoja, usa clic derecho o Control+clic.

Preguntas frecuentes

¿Es mejor tener ingresos y gastos en hojas distintas?

Para un presupuesto personal o de autónomo, una sola hoja por mes es más fácil de ver. Si tienes muchos movimientos, puedes poner la tabla Gastos en otra hoja: SUMAR.SI funciona igual porque usa el nombre de la tabla.

¿Cómo sumo los gastos de una categoría solo en una quincena?

Con SUMAR.SI.CONJUNTO, que admite varias condiciones, por ejemplo categoría y fecha. Lo explicamos en SUMAR.SI.CONJUNTO.

¿Y si quiero ver el año entero?

Copia la hoja cada mes y crea una hoja Resumen que sume el balance de cada una. Si prefieres una sola tabla con todo el año, añade una columna de mes y usa una tabla dinámica.

Mi Excel da error al escribir las fórmulas con punto y coma.

En México y otros países Excel usa la coma como separador: escribe =SUMAR.SI(Gastos[Categoría],F8,Gastos[Importe]). El botón de esta página que cambia ; por , lo hace por ti.

Fuentes oficiales

Documentación de Microsoft consultada para esta guía.

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